EyeCheck verzorgt de geprotocoliseerde beoordelingen van de foto's op afwijkingen in verband met diabetes mellitus, is verantwoordelijk voor de archivering van de foto’s en houdt zich aan de wettelijke bewaartermijn van 15 jaar. Verder verzorgt EyeCheck evaluaties en bewaakt de kwaliteit van het proces.

Het laboratorium, de huisartsenpraktijk of de optiekzaak verzorgt de aanwezigheid van een optometrist, fotograaf of andere opgeleide medewerker. Men verzorgt ook de aanschaf en het onderhoud van de digitale funduscamera en het contact met en onderzoek van de patiënten.

De huisarts verzorgt zo nodig de doorverwijzing naar de behandelende oogarts en is daarmee de poortwachter van dit systeem.